Datenschutzerklärung zur Datenverarbeitung im Rahmen der Fahrzeugbestellung- und Abwicklung für Groß- und Direktkunden

A. Verantwortlicher

Wir freuen uns, dass Sie Fleet Ordering, einen IT-Service der Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, E-Mail: vw@volkswagen.de, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100484 („Volkswagen AG“) nutzen.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Volkswagen AG bei der Nutzung von Fleet Ordering.

B. Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

I. Zwecke der Verarbeitung und Art der Daten

Zwischen einer Organisation als Groß- oder Direktkunde und der Volkswagen AG besteht ein Groß- oder Direktkundenvertrag und eine Anlage „Vereinbarung zum Kauf von Fahrzeugen über das Internet (Fleet Ordering)“, welcher Ihnen als Beschäftigter des Groß- oder Direktkunden die Spezifikation beziehungsweise Konfiguration und Bestellung von Fahrzeugen bei Volkswagen und deren Auslieferung ermöglicht.

Fleet Ordering ermöglicht es Ihnen als Nutzer, online Fahrzeugkonfigurationen und Bestellungen auf Grundlage von Großkunden- oder Direktkundenverträgen durchzuführen. Bei der Anbahnung und Durchführung des Vertrags und damit verbundener Fragestellungen werden Großkunden durch Ansprechpartner der Händler betreut, während Direktkunden als Einzelkunden im direkten Geschäftsverhältnis zur Volkswagen AG von Ansprechpartnern der Volkswagen AG betreut werden. Zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich, jedoch auf das Nötigste beschränkt.

Sofern die folgenden Abschnitte keine gegenteiligen Angaben enthalten, erfolgt die Datenverarbeitung ausschließlich durch die Volkswagen AG.

II. IT-Nutzungsdaten, Cookies

Unabhängig von der Zuordnung zu einer Nutzergruppe werden bei jeder Nutzung von Fleet Ordering zum Zweck der Nutzerverifizierung beziehungsweise Nutzerverwaltung sowie zur Gewährleistung eines stabilen und sicheren Betriebs des IT-Systems und Bereitstellung von IT-Support folgende IT-Nutzungsdaten verarbeitet:

1. Das von Ihnen genutzte Betriebssystem,
2. der von Ihnen genutzte Web-Browser und Version, sowie
3. das Datum und die Uhrzeit Ihres Besuchs.

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, um Fleet Ordering nutzerfreundlicher zu gestalten, ohne dabei Nutzerprofile aus den dadurch erhobenen Daten zu erstellen. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die durch den Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für die Nutzung von Fleet Ordering deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen genutzt werden. Einige Elemente von Fleet Ordering erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. Sie können der Datenerhebung und -verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen, indem Sie der Speicherung von Cookies durch die Einstellung in ihrem Browser verhindern. Weitere Hinweise zu Cookies entnehmen Sie bitte unserer Cookie-Richtlinie.

III. Nutzerkonten und Nutzergruppen

Zur Bereitstellung von Nutzerkonten werden unabhängig von der Vertragsart die personenbezogenen Daten Name, Vorname und E-Mail-Adresse der Nutzer sowie Benutzer-ID (Anmeldename im System) verarbeitet. Nutzerzugangsdaten werden per E-Mail durch die Volkswagen AG oder durch Berechtigte in der Organisation des Kunden bereitgestellt. Nachdem ein Login in Fleet Ordering erfolgt ist, müssen die Nutzer ihre nachfolgenden personenbezogenen Daten in ihrem Nutzerkonto ergänzen, um die Funktionen von Fleet Ordering, insbesondere die Konfiguration oder Bestellung von Fahrzeugen bedienen zu können:

• Anrede
• Titel
• Vorname
• Name
• geschäftliche Postadresse
• optional: private Postadresse für den Zweck der Koordination der Fahrzeugauslieferung
• geschäftliche E-Mail-Adresse
• geschäftliche Telefon- oder Mobiltelefonnummer
• Organisation

IV. Großkunden (Dienstwagenberechtigte und Flottenmanager)

Nutzer von Fleet Ordering als Beschäftigte von Großkunden der Volkswagen AG sind entweder einer Nutzergruppe Flottenmanager beziehungsweise Fuhrparkleiter oder einer Nutzergruppe Dienstwagenberechtigte zugewiesen. In Abhängigkeit von der Nutzergruppe werden unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet.

    a) Nutzergruppe Flottenmanager

Die Nutzer der Nutzergruppe Flottenmanager (die Rolle wird in manchen Organisationen durch den Fuhrparkleiter wahrgenommen) besitzen jeweils für ihre Organisation die Berechtigung, neue Nutzer der Rolle Dienstwagenberechtigte anzulegen oder bestehende Nutzer zu deaktivieren sowie (als optionale Funktion) die Freigabe von Bestellungen als Teil eines Genehmigungsworkflows zu veranlassen.

    b) Nutzergruppe Dienstwagenberechtigte

Die Nutzer der Nutzergruppe Dienstwagenberechtigte können sich mit ihrem Nutzerkonto in Fleet Ordering anmelden, um Fahrzeuge selbst zu konfigurieren, selbst zu bestellen oder die ausgewählte Konfiguration ihrem jeweiligen Flottenmanager beziehungsweise Fuhrparkleiter zur Bestellung vorzuschlagen, wobei nach dessen entsprechender Bestätigung die Bestellung ausgelöst wird.

V. Direktkunden (Einzelkunden im direkten Geschäftsverhältnis zur Volkswagen AG)

Nutzer von Fleet Ordering, die als Beschäftigte von Direktkunden der Volkswagen AG oder persönlich einen Direktkundenvertrag mit der Volkswagen AG abgeschlossen haben, können in Fleet Ordering Fahrzeuge konfigurieren und bestellen. Zur Nutzung von Fleet Ordering für diese Zwecke sowie zu Zwecken von damit verbundenen geschäftlichen Vorgängen (beispielsweise Angebotslegung, Einplanung und Auslieferung des Fahrzeugs) werden Ihre Nutzerdaten durch die Volkswagen AG verarbeitet.

VI. Empfänger der Daten und Datenübermittlung in Drittstaaten

Daten von Nutzern der Großkunden werden zum Zweck der Bestellabwicklung, Einplanung und Auslieferung von Fahrzeugbestellungen verarbeitet. Dabei werden die erforderlichen Daten an den in der Abwicklung beteiligten Agenten weitergeleitet. Die Volkswagen AG hat auf diese Daten Zugriff, um beispielsweise im Falle eines systemischen Fehlers Support leisten zu können. Die Daten werden nicht zu Werbezwecken verwendet.

Daten von Nutzern der Direktkunden werden zum Zweck der Bestellabwicklung, Einplanung, Auslieferung und zur Erstellung von Fahrzeug-Kauf-Angeboten, verarbeitet. Dabei werden die erforderlichen Daten an die an der Abwicklung des Geschäftsvorfalls beteiligten Mitarbeiter der Marke der Volkswagen AG sowie gegebenenfalls an deren Geschäftspartner (Händler, Agenten) weitergeleitet.

Für technische Dienstleistungen beziehungsweise IT-Support zu Fleet Ordering setzen wir die Dienstleister H&D IT Solutions GmbH, Volkswagen Group Services GmbH und die Accenture GmbH ein, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben können. Die Datenverarbeitung durch die Accenture GmbH kann dabei aus Indien erfolgen. Sofern die Datenverarbeitung in einem Drittland außerhalb der EU/des EWR erfolgt, sind wir als Verantwortlicher in der Pflicht, hierfür ein bestimmtes Schutzniveau zu garantieren. Durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln mit diesem Auftragsverarbeiter haben wir die erforderlichen Garantien sichergestellt.

Eine Datenübermittlung in ein Drittland erfolgt darüber hinaus grundsätzlich nicht, kann jedoch anlassbezogen erfolgen, wenn gemäß Ihres Auftrags beispielsweise eine Auslieferung in ein Drittland erfolgen soll. In diesen Fällen ist die Volkswagen AG im Rahmen der Zweckbestimmung berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger in Drittstaaten, beispielsweise Importeure oder Sales Partner, zu übermitteln. Auch in einem solchen Fall werden wir für Ihren Schutz geeignete Garantien vorsehen.

VII. Rechtsgrundlagen zur Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Bereitstellung und Nutzung von Fleet Ordering ist der zwischen Ihrer Organisation und der Volkswagen AG geschlossene Großkundenvertrag oder Direktkundenvertrag. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses der Volkswagen AG und Ihrer Organisation, um die Nutzung von Fleet Ordering sowie die Fahrzeugbestellabwicklung für Sie zu ermöglichen. Dabei erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten in Fleet Ordering auf Grundlage Ihrer Tätigkeit in Ihrer Organisation und dient der Erfüllung Ihrer Arbeitsaufgaben oder ermöglicht Ihnen den Bezug eines Fahrzeugs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sofern Sie als Einzelkunde auf Grundlage eines Direktkundenvertrags im eigenen Namen für die Bestellung eines Fahrzeugs verantwortlich sind, ist die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen der zwischen Ihnen und der Volkswagen AG geschlossene Vertrag. Um den Vertrag durchführen zu können, ist die Datenverarbeitung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

VIII. Geschäftsbezogene Marketinginformation für Direktkunden

Im Zusammenhang mit der Anbahnung, Durchführung oder Beendigung des Direktkundengeschäfts können die Volkswagen AG sowie die AUDI AG, ŠKODA AUTO Deutschland GmbH, SEAT Deutschland GmbH sowie der/die von der Volkswagen AG autorisierte/n Agent/en (Händler), der/die für den Großkunden zuständig ist/sind, Sie als Ansprechpartner und Kontaktperson des Großkunden zum Zwecke der Marktforschung und Werbung im Rahmen des Flottengeschäfts oder auf Grundlage einer gesonderten von Ihnen erteilten Einverständniserklärung zu allgemeinen Marketinginformationen kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Ihre erteilte Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Ein Kontakt mit Ihnen ist beispielsweise per E-Mail, Brief oder Telefon möglich, um Ihnen insbesondere Informationen zu Produkten und Angeboten sowie Einladungen zu Events zukommen zu lassen.

IX. Dauer der Datenverarbeitung

Die Dauer der Datenverarbeitung zu Marketingzwecken für Direktkunden erfolgt vorbehaltlich der Ausübung Ihres Widerrufsrechts gemäß der Zweckbestimmung Marktforschung und Werbung für die Dauer des Direktkundenvertrags. Mit der Erklärung Ihres Widerrufs erfolgt unverzüglich die Löschung beziehungsweise Sperrung von Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gegenüberstehen.

Die Dauer der Datenspeicherung zur Nutzung von Fleet Ordering kann bedingt durch gesetzliche Aufbewahrungsfristen bis zu 15 Jahren nach Ihrer letzten Bestellung betragen. Mit Ablauf dieses Zeitraums werden die Daten automatisch gelöscht.

C. Ihre Rechte

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen AG jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter Abschnitt D.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. 

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.

Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos unter info-datenschutz@volkswagen.de oder über die im Impressum angegebenen Kontaktdaten zu widerrufen.

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

D. Ihr Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte

Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte und weitergehender Informationen finden Sie auf der folgenden Webseite https://datenschutz.volkswagen.de.

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für sämtliche datenschutzbezogene Anliegen sowie für die Ausübung Ihrer Rechte zur Verfügung. Bitte richten Sie Ihre Eingaben an:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg

datenschutz@volkswagen.de

Stand: Mai 2018